Tema
Expensas
Tutorial paso a paso
¿Es tu primera vez? Seguí Emití tu primera expensa, con video y capturas.
Descripción
Módulo de gestión de expensas mensuales del consorcio. Permite emitir expensas para una unidad o para todas a la vez, hacer seguimiento de la cobranza por unidad, reenviar avisos de pago, registrar pagos en efectivo, anular expensas y exportar los datos. Si configuraste una bonificación por pago en término, el sistema la calcula automáticamente.
Acceso
- Administrador: acceso completo.
- Encargado: por defecto solo puede ver las expensas (quién pagó y quién no). Para que pueda crearlas, anularlas o registrar pagos, el administrador tiene que habilitarlo en Configuración → Permisos del Encargado.
- Propietarios e inquilinos: ven sus propias expensas en Mis Expensas.
Funcionalidades
Indicadores resumen
Cuatro tarjetas en la parte superior:
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Períodos Activos | Cantidad de períodos con expensas emitidas |
| Total Emitido | Suma de todas las expensas emitidas |
| Cobrado | Total cobrado (en verde) |
| Pendiente | Total pendiente de cobro (en ámbar) |
Crear una expensa
El botón Nueva Expensa abre el formulario. Podés generar la expensa:
- Para una unidad: elegila en el campo Unidad.
- Para todas las unidades: con el botón Todos (N).
Si algunas unidades ya tienen expensa para ese período, el sistema te avisa cuántas se van a crear y cuántas se omiten.
La expensa se emite al crearla
Apenas la creás, ya la ven los propietarios e inquilinos. No hay un paso previo de borrador.
Ver el detalle
El botón con ícono de ojo abre el detalle del período: monto, saldo y estado de cada unidad, con las acciones de recibo y de aviso de cada una.
Registrar un pago manual
Desde el detalle podés seleccionar una o varias unidades y usar Registrar pago para cargar un pago recibido en efectivo o por otro medio. El pago queda aprobado al registrarlo.
Reenviar el aviso de pago
El botón con ícono de avión de papel vuelve a enviar el email con el aviso de pago, solo a las unidades que todavía deben.
Anular una expensa
El botón con ícono de prohibido anula la expensa. Si tiene pagos aprobados, no se puede anular.
Exportar
El botón Exportar descarga un Excel con: Período, Vencimiento, Unidades, Pagadas, Total Emitido, Cobrado, Pendiente y Estado.
Aviso por email
Al crear la expensa, el switch Notificar por email manda un aviso a cada propietario e inquilino con el monto y el vencimiento. Cada persona puede desactivar estos avisos desde sus preferencias de notificaciones.
Actualización en tiempo real
El listado se actualiza solo cuando alguien paga o cuando se aprueba un comprobante, sin necesidad de recargar la página.
Campos
| Campo | Tipo | Obligatorio | Notas |
|---|---|---|---|
| Período (Año) | Selector | Sí | |
| Período (Mes) | Selector | Sí | Enero a Diciembre |
| Unidad | Selector | Sí | O el botón Todos para generarla para todas |
| Monto (ARS) | Número | Sí | Mayor a 0 |
| Fecha de Vencimiento | Fecha | Sí | |
| Notificar por email | Switch | No |
Estados
Estado de la expensa
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Emitida | Visible para los vecinos. El badge muestra el estado de cobro (ver abajo). |
| Anulada | Se anuló y ya no se cobra. |
Estado de cobro
Se calcula automáticamente a partir de los pagos de cada unidad:
| Estado | Color | Condición |
|---|---|---|
| Pagado | Verde | Todas las unidades pagaron |
| Parcial | Azul | Hay al menos un pago parcial |
| Vencida | Rojo | Pasó el vencimiento y queda saldo pendiente |
| Pendiente | Naranja | Sin pagos y todavía no vencida |
Filtros y búsqueda
- Búsqueda por texto: por período (por ejemplo "Octubre 2026").
- Filtro por estado: Todos, Pendiente, Parcial, Pagado, Vencida, Anulada.
- Paginación: podés elegir cuántas filas ver por página.