Tema
Guía del Encargado
El rol de Encargado está pensado para el personal del edificio (encargado, portero, mantenimiento). Tiene acceso a lo operativo del día a día: reclamos, reservas, documentos y anuncios. En expensas y cobros, lo que puede hacer depende de lo que habilite el administrador.
Módulos disponibles
Dashboard
Panel con el resumen general del estado del consorcio. Muestra las mismas estadísticas que ve el administrador: expensas pagadas y pendientes, reclamos abiertos, reservas del día y cobranza del mes.
Expensas y Pagos
Por defecto, el encargado ve las expensas y los pagos: qué unidades pagaron y cuáles no, y los comprobantes que suben los vecinos. El administrador puede darle más permisos en Configuración → Permisos del Encargado:
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Crear, emitir y anular expensas | Generar expensas, anularlas y configurar la bonificación por pago en término. |
| Aprobar pagos y firmar recibos | Aprobar o rechazar comprobantes, registrar pagos en efectivo, y que su firma aparezca en los recibos. |
Ver Dejá listo tu consorcio → Qué puede hacer el encargado.
Reclamos
Acceso completo al sistema de tickets. El encargado puede:
- Ver todos los reclamos del edificio.
- Cambiar el estado de un reclamo: Nuevo → En Proceso → Resuelto.
- Responder a los residentes dentro del reclamo.
- Gestionar reclamos reabiertos.
Este suele ser el módulo más utilizado por el encargado en el día a día, ya que es quien resuelve la mayoría de los problemas operativos del edificio.
Paso a paso: Gestioná un reclamo de punta a punta.
Reservas (si el plan lo permite)
Disponible a partir del plan Starter. El encargado ve el calendario con todas las reservas y aprueba, rechaza o cancela los pedidos de los vecinos.
Documentos (si el plan lo permite)
Disponible a partir del plan Starter. Puede subir y eliminar documentos (reglamento, actas, presupuestos).
Anuncios (si el plan lo permite)
Disponible a partir del plan Starter. Puede redactar, publicar y enviar por email anuncios para los vecinos.
Configuración
Su firma digital (para los recibos, si el administrador lo elige como Encargado Activo), sus notificaciones por email y la verificación en dos pasos.
Módulos a los que NO tiene acceso
El encargado no puede acceder a las siguientes secciones, que están reservadas para el administrador:
| Módulo | Motivo |
|---|---|
| Usuarios | Gestión de cuentas y roles |
| Personas | Alta, baja e invitación de residentes |
| Invitaciones | Links de auto-registro |
| Unidades | Configuración de unidades funcionales |
| Backlog | Tareas internas del administrador |
| Contabilidad | Libro de ingresos y egresos |
| Personal y Sueldos | Próximamente |
| Mi Plan | Gestión de la suscripción |
| Auditoría | Registro de acciones |
Flujo de trabajo típico
Rutina diaria
- Revisar el Dashboard al inicio del día para ver si hay reclamos nuevos o reservas programadas.
- Atender los Reclamos abiertos: cambiar el estado a En Proceso cuando se comienza a trabajar en la solución y a Resuelto cuando se completa.
- Si hay Reservas activas, verificar que los espacios estén disponibles y en condiciones.
Apoyo en la cobranza
- Revisar la sección de Pagos para ver si hay comprobantes nuevos enviados por los residentes.
- Si el administrador lo habilitó, validar los comprobantes: aprobar los correctos y rechazar los que tengan algún problema. Si no, avisarle.
- Consultar las Expensas para informar al administrador sobre el estado general de la cobranza.
Comunicación con los residentes
- Revisar los Anuncios publicados para estar al tanto de las novedades.
- Si corresponde, publicar anuncios sobre cortes de servicio, trabajos de mantenimiento u otras comunicaciones operativas.
- Subir documentos relevantes a la sección de Documentos cuando el administrador lo solicite.